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Entenda Como Funciona O Fechamento Mensal Da Sua Microempresa

Entenda como funciona o fechamento mensal da sua microempresa

Dentre as várias posturas que você pode assumir para construir uma microempresa, uma empresa de pequeno porte ou se tornar um microempreendedor individual (MEI) de sucesso, com absoluta certeza uma delas é adotar um modelo de gestão que preze pela organização em todos os níveis. Aliás, não é à toa que, dependendo do contexto, “organização” também é sinônimo de empresa.

Sabendo disso, nada melhor do que estruturar seus processos levando em consideração esse importante aspecto. Tendo em vista que toda pirâmide que se preze está fundamentada em uma base sólida, é primordial que suas rotinas sejam desenvolvidas em torno de uma gestão organizada. É nesse ponto que o fechamento mensal do seu negócio ganha relevância.

Continue a leitura e entenda por que ele é importante e como fazê-lo!

O que é o fechamento mensal?

O fechamento mensal é o processo pelo qual se apura as movimentações realizadas em um período relativo a um mês. Ele abrange as seguintes áreas:

– Contábil;

– Financeira;

– Fiscal;

– Trabalhista.

Ele também pode ser abordado sob dois pontos de vista. O primeiro diz respeito aos documentos gerados durante o mês decorrente da movimentação ocorrida. Neste caso, o fechamento está vinculado às compras, vendas, boletos, salários, quitação de empréstimos e financiamentos.

Conheça os principais documentos que compõem à rotina da quase totalidade das empresas brasileiras:

– Notas fiscais: físicas e eletrônicas, de entrada e saída de produtos e serviços prestados e tomados;

– Conhecimentos de transportes: físicos e eletrônicos;

– Arquivos digitais para declarações do Sped;

– Arquivos  XMLs;

– Comprovantes de pagamentos, como DARFs, DAES, DARJs, boletos etc.;

– Guias de contribuições: como contribuições para sindicatos, INSS, FGTS, etc.;

– Relatórios com dias trabalhados de funcionários, comissões, gratificações, vales, horas-extras e todas outras infomações e documentos necessário para a composição da folha de pagamento;

– Recibos de pagamentos, como holerites, pró-labores, férias e registros da contratação de autônomos.

Ao zelar por uma boa organização dos documentos, conferindo criteriosamente se eles foram emitidos da maneira correta, você evita gastos desnecessários com multas, retrabalho para localizar pagamentos realizados e possíveis contratempos junto a órgãos governamentais.

Já o segundo ângulo relaciona-se ao tratamento das informações presentes nesses documentos e os respectivos relatórios que com eles podem ser gerados. Um bom exemplo disso é o balancete de verificação, a folha de pagamento, o saldo no seu relatório de fluxo de caixa, as declarações enviadas ao fisco, os relatórios de vendas, de compras, de pagamentos, de títulos vencidos e de clientes inadimplentes.

Como deve ser feito o fechamento mensal da minha microempresa?

Na grandes maioria dos casos, quanto menor o porte da empresa, mais fácil se torna realizar o fechamento mensal. Portanto, se você é MEI, tem uma microempresa ou uma empresa de pequeno porte, você está em vantagem, devido à quantidade de informações com as quais se precisa trabalhar.

Quem pensa que ele deve ser feito apenas no fim do mês se engana. O fechamento mensal é construído no dia a dia da operação, a partir da forma como você arquiva seus documentos, na maneira como os registros são realizados no sistema ou nas suas ferramentas de controle. Ou seja, cada um dos procedimentos com os quais você conduz sua rotina é fundamental para um bom fechamento mensal da sua microempresa.

Caso você esteja começando agora sua microempresa, saiba que compensa muito dar mais atenção à estruturação do fechamento do seu negócio nesse momento. Isso porque é mais fácil organizar seus processos da maneira correta no início das atividades.

Além disso, agir dessa maneira garantirá a você muito mais controle sobre os lucros. Com o crescimento da sua microempresa, será mais fácil realizar pequenos ajustes do que ter que elaborar todas as suas rotinas.

Em quais os aspectos é necessário se atentar?

Antes de tudo, é importante saber que não existe uma fórmula mágica para realizar o fechamento mensal da sua microempresa. Veja alguns aspectos que precisam ser considerados:

1- Tenha suas rotinas operacionais devidamente descritas e organizadas (lançamentos que devem ser feitos, informações que devem constar e o padrão de organização dos documentos).

2- Faça listas com itens necessários ao fechamento mensal, como os principais documentos que subsidiarão seu fechamento mensal, ações do sistema necessárias para o tratamento das informações (importações/exportações de dados, transferências de saldos de contas etc.) e relatórios que devem ser gerados.

3- Confira se toda a documentação do período foi lançada, assim como se os lançamentos foram feitos da maneira correta.

4- Analise os dados obtidos e compare-os com o planejamento do seu negócio: essa atitude permite eliminar gargalos e verificar se suas ações estão sendo realmente direcionadas aos seus objetivos.

De forma geral, o fechamento mensal da sua microempresa será fundamental para você conhecer melhor seu negócio, corrigir erros, reforçar seus pontos fortes e identificar novas oportunidades de crescimento.

Como a contabilidade pode ajudar na eficiência do fechamento mensal da minha microempresa?

Cada empresa possui uma realidade totalmente diferente. Por isso, são necessárias determinadas ações para estruturar seus processos. Agir por conta própria pode levar à perda de tempo com ações inúteis ou, até mesmo, prejudiciais. Já o profissional da contabilidade tem o conhecimento necessário para estabelecer quais ações são essenciais e quais são desnecessárias quando se trata do seu fechamento mensal.

Lembre-se de que realizá-lo é importante não apenas para atender às declarações impostas pelo fisco — como o Sped Fiscal e o eSocial —, mas também para obter informações valiosas que poderão ser utilizadas de forma estratégica na administração da sua microempresa. Ninguém melhor do que o contador para simplificar todas as informações geradas durante as atividades do seu negócio.

O fechamento mensal da sua microempresa diz muito sobre a forma como o empreendimento está organizado e e sobre o modelo de administração praticado. Empresários de sucesso sabem o poder da informação contábil para a tomada de decisões e já ultrapassaram o antigo pensamento de que os relatórios contábeis só precisam ser realizados para atender às exigências de órgãos governamentais.

Contar com a ajuda de quem entende é a maneira mais inteligente do uso consciente dos seus recursos. Neste caso, a Express Contabilidade tem a solução certa para que seu empreendimento comece com a solidez que precisa para manter a operação em dia.

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