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Tudo Que Você Precisa Saber Sobre Folha De Pagamento

Tudo que você precisa saber sobre folha de pagamento

Todo gestor sabe a importância que tem a folha de pagamento.

Ela é fundamental para atender aspectos legais e para tornar mais clara a relação entre empresas e funcionários. É um documento produzido de acordo com determinadas regras técnicas e normativas existentes na legislação.

A folha de pagamento é a peça-chave para o planejamento financeiro. Em determinadas empresas, ela tem ainda mais relevância, devido ao percentual que ocupa em relação aos custos globais. É o caso, por exemplo, de muitos prestadores de serviços, cuja modalidade de atuação costuma demandar maiores gastos com funcionários.

Continue a leitura e entenda mais sobre a folha de pagamento e como ela pode ser usada para conduzir seu negócio ao sucesso.

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento consiste em um documento que registra os gastos gerais com os funcionários durante um determinado período, geralmente mensal. Nele são apresentados os direitos financeiros obtidos pelos funcionários em um período, as contribuições trabalhistas, os impostos incidentes nos rendimentos e os descontos realizados.

Seu cálculo demanda profundo conhecimento da legislação trabalhista. Trata-se de uma área complexa, já que as áreas de atuação possuem aspectos específicos para o cálculo da folha de pagamento. Dessa maneira, é necessário conhecimento não apenas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) — o normativo geral que regulamenta as relações de emprego —, como também das convenções coletivas de cada sindicato.

Quando devo me preocupar com a gestão da folha de pagamento?

Embora a folha de pagamento costume ser emitida entre os dias finais e iniciais de cada mês, você deve se preocupar com as informações necessárias para sua produção desde antes do seu fechamento, no dia a dia da operação.

Abrir um negócio de forma planejada garantirá que ele tenha maior sucesso. Para tanto, é essencial relacionar gastos necessários ao funcionamento. A folha de pagamento é um deles, pois trata-se de uma obrigação tanto para o fisco quando para os funcionários.

O cuidado diário com os dados que comporão o holerite da sua empresa lhe ajudará a evitar que valores como horas trabalhadas, vale-refeições e vales-transportes sejam pagos indevidamente.

Qual a importância da CLT para a folha de pagamento?

A CLT é um conjunto normativo cuja principal finalidade é regulamentar as relações de trabalho, sejam individuais ou coletivas. Foi aprovada pelo Decreto-Lei n. 5.452, de 1º de maio de 1943, pelo então presidente Getúlio Vargas. A CLT traz em seu texto tópicos que tratam sobre a carteira de trabalho e suas respectivas anotações, jornada de trabalho, salário mínimo, férias, segurança e medicina no trabalho, dentre outros.

Nos últimos anos, a reforma trabalhista modificou alguns aspectos constantes em seu texto, dando maior flexibilidade às relações de empregos. Alguns deles são:

  • A possibilidade das férias serem divididas em até 3 vezes e do pagamento de abono pecuniário;
  • A contratação de trabalho intermitente, ou seja, aqueles trabalhos que ocorrem em períodos alternados de inatividade e prestação de serviços;
  • A não consideração de tempo à disposição da empresa no período em que o funcionário exerce atividades como descanso, lazer, estudos etc.;
  • A possibilidade do trabalho na modalidade home office.

Como as convenções coletivas de trabalho influenciam a folha de pagamento?

As convenções coletivas de trabalho são documentos resultantes da negociação entre o sindicato dos funcionários de uma classe e o sindicato patronal. Todos os seus pontos devem obedecer primeiramente ao que a CLT impõe.

Embora similares, a convenções coletivas de trabalho são diferentes do acordo coletivo. Como já citado, a primeira é um acordo entre sindicatos (de empregados e de empregadores). Já o acordo coletivo é uma negociação realizada entre uma determinada empresa e um sindicato de trabalhadores.

Nesse contexto, também existe um outro instituto muito importante: o dissídio coletivo de trabalho. Ele ocorre quando uma pessoa jurídica (que pode ser um sindicato, federação ou confederação, de empregados ou patrões) entra com um conjunto de ações junto à Justiça do Trabalho.

A abertura de um processo de dissídio coletivo só ocorre quando ambos os sindicatos concordam que houve um impasse que impossibilitou a continuidade das negociações.

Quais são as principais informações da folha de pagamento

O que vimos até aqui são as fontes que subsidiarão a elaboração da sua folha de pagamento. Ter o domínio de cada uma delas auxiliará no cálculo correto dos seus holerites. Ainda assim, a legislação que trata do assunto não se resume apenas a esses normativos, é muito mais extensa. Sendo, portanto, fundamental um profundo conhecimento das regras trabalhistas que regulam as relações de emprego entre patrões e trabalhadores.

Nas próximas linhas relacionaremos os principais aspectos contemplados pelo texto constante na CLT e que estão presentes na maioria das folhas de pagamentos.

Salário

É a contraprestação devida ao funcionário por conta do serviço prestado durante um período. O salário é diferente da remuneração, já que esta abrange outros valores, como horas extras, adicional noturno, adicional de periculosidade, comissões, gratificações, gorjetas, prêmios por assiduidade, além do próprio salário. Essa distinção entre salário e remuneração é mais utilizada na área jurídica, sendo, portanto, bastante técnica.

O piso salarial é o valor mínimo de salário praticado por uma determinada categoria. Pode ser regional, que ocorre quando sindicatos de uma região conseguem um piso salarial para uma determinada categoria, ou estipulado em lei, como o piso salarial dos professores instituído pela Lei 11.738 de 16 de julho de 2008.

Já o salário mínimo é uma das garantias ofertadas aos trabalhadores no âmbito do direito trabalhista brasileiro, cujo objetivo é garantir para os empregados o mínimo que precisam para possuírem uma existência digna.

Descanso Semanal Remunerado (DSR)

DSR é a sigla para Descanso Semanal Remunerado. Ele é mais um direito do trabalhador que assegura o descanso após uma jornada de trabalho de no máximo seis dias consecutivos de trabalho, sem que lhe sejam descontados valores.

Preferencialmente, espera-se que o dia do descanso seja no domingo, mas não é uma regra. Esse aspecto depende muito do que foi compactuado com o empregador, mas a regra pode variar muito de acordo com legislação da classe profissional.

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, também conhecido como FGTS, foi criado com o intuito de proteger o trabalhador em momentos de crises. Alguns exemplos são as circunstâncias de desemprego ou quando o funcionário é acometido por determinadas doenças.

Ele consiste em depósitos, realizados pelos empregadores mensalmente, de valores referente a 8% do salário dos trabalhadores, que só poderá ser sacado em situações específicas.

O FGTS não deve ser descontado dos funcionários. Logo, seu ônus recai exclusivamente sobre a empresa.

Férias

As férias são um direito garantido ao trabalhador pela CLT e pela Constituição Federal de 1988, a qual preceitua, no art. 6°, inciso XVII, que ele pode gozar anualmente de recesso remunerada, acrescido de um terço do valor do salário normal.

A empresa tem autonomia para estipular o período em que o funcionário tirará suas férias, mas o empregado poderá decidir se elas serão tiradas em dias corridos ou de maneira dividida. O direito é concedido a partir de 12 meses do início do contrato de trabalho, mas as férias deverão ser gozadas antes do trabalhador ter o direito novamente assegurado.

13° salário

É o direito a um pagamento a mais que funcionários de carteira assinada têm durante o ano. O 13° salário é pago proporcionalmente aos trabalhadores cujo contrato de trabalho tenha sido menor do que um ano. Caso ele tenha sido admitido em 1º de fevereiro, por exemplo, terá direito a receber 11/12 do benefício, já que a empresa deve pagar 1/12 por mês trabalhado.

Para que o mês seja contabilizado no pagamento, é necessário que ele some ao menos 15 dias de atividade. Assim, o funcionário tem o direito de receber o valor proporcional àquele período.

Vale-transporte

Ele é o valor pago pela empresa ao funcionário para custear despesas com o deslocamento da sua casa para o trabalho e do trabalho para sua residência. Caso a empresa proporcione por meios próprios esse deslocamento, estará desobrigada de custear o benefício a seus colaboradores.

Adicional noturno

É outro benefício presente na CLT, fundamentado no entendimento de que as jornadas de trabalho no período da noite são mais desgastantes para o funcionário. Consiste em uma remuneração extra para aqueles que desenvolvem suas atividades durante esse período.

Para incidência de adicional noturno, entende-se que o horário da noite é o período que vai das 22h até às 5h da manhã do dia seguinte. Com ele, fica presumido que, de cada hora trabalhada, se reduza do trabalhador 7 minutos e 30 segundos. Dessa maneira, cada 7 horas de trabalho equivalem a 8 horas trabalhadas.

O valor pago a título de adicional noturno é de 20% sobre o valor da hora trabalhada no período, o qual deve constar de maneira clara na folha de pagamento. Isso é importante para que o trabalhador identifique o que lhe foi pago a título de adicional noturno, bem como para registro contábil e para facilitar a identificação de valores em futuros pleitos judiciais.

INSS empregado

O INSS é a sigla para Instituto Nacional do Seguro Social. É uma instituição responsável por pagar benefícios como aposentadorias, auxílios (doença, reclusão, acidente etc.), e demais benefícios aos trabalhadores.

Contribuir mensalmente para o INSS é uma garantia de que, caso o trabalhador futuramente fique impossibilitado de desenvolver suas atividades, ele seja possa ser amparado e os prejuízos financeiros sejam minimizados. É um valor que também deve constar na folha do pagamento e deve ser descontado mensalmente do salário do trabalhador.

INSS patronal

A responsabilidade de financiar a seguridade social não é apenas dos empregados. A empresa também deve contribuir para sustentá-la. O INSS patronal é um valor que incide mensalmente sobre a folha de pagamento ou receita bruta, dependendo de alguns aspectos legais.

A folha de pagamento e o e-Social

Atualmente não se pode falar em folha de pagamento sem lembrar do e-Social. Ele é um dos subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que compreende o envio para o governo, através de aplicativos específicos, de todas as informações referentes à folha de pagamento da empresa.

Ele vem para centralizar o envio de dados que antes eram remetidos através de vários sistemas diferentes, como o CAGED, GFIP, Rais, etc. Ele traz consigo muitas mudanças, principalmente para os setores de RH das empresas.

A folha de pagamento é um aspecto essencial para o sucesso do seu negócio. Conhecê-la e administrá-la bem não ajudará apenas na obtenção de funcionários mais motivados, mas em uma melhor estruturação do setor financeiro e na manutenção de um relacionamento positivo junto à fiscalização trabalhista.

Se você deseja ter mais controle do seu negócio, precisa confiar a sua folha de pagamento a profissionais realmente preparados. Além da sua complexidade, estão ocorrendo várias mudanças nos seus processos, principalmente com o surgimento do e-Social.

Que ajuda para otimizar a gestão da sua folha de pagamento? Entre em contato conosco agora mesmo e saiba como ter total controle!

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